5 erros capitais na implantação de GED/ECM

Implantar GED/ECM não é tarefa fácil. É necessário definir e estabelecer uma série de processos, métodos, rotinas e ferramentas, a fim de conseguir atingir os plenos objetivos. É comum que muitos destes aspectos sejam negligenciados. A pressão por resultados no dia a dia nos distancia cada vez mais da possibilidade de fazermos as coisas de forma estruturada e seguindo uma sequência lógica.

Nesse artigo irei explorar, de forma bastante resumida, os 5 erros capitais na implantação de projetos de GED/ECM.

1 - Não contar com ajuda especializada

Esse erro normalmente ocorre por falta de compreensão abrangente do que é GED/ECM. Como o assunto, apesar de ser antigo, ainda é pouco compreendido, as empresas tendem a iniciar os projetos de forma departamental, não integrada e alocando para o trabalho pessoas com pouca ou nenhuma qualificação.

Muitas vezes também o projeto é liderado pela TI, já que no final das contas será usado um sistema para realizar a gestão dos documentos. A TI deve ser parte do projeto e não líder!

Contar com ajuda especializada nesse momento é fundamental. GED/ECM é uma prática multidisciplinar, que exige conhecimentos distintos e bastante específicos, iniciando pela arquivologia, passando pela TI e demais áreas.

2- Colocar a carroça na frente dos bois

O clássico dos clássicos, atropelar as coisas é a nossa especialidade. Ignorar certas etapas de um projeto de GED/ECM vai aumentar exponencialmente a chance de fracasso.

É comum os projetos começarem pela digitalização, sem antes conhecer o acervo de documentos, sua classificação, ciclo de vida e demais aspectos importantes. Comprar um scanner, contratar um estagiário e começar a digitalizar documentos não é fazer gestão de documentos. Muito pelo contrário, é conversão de bagunça! Já vi muitas vezes acervos físicos não organizados se tornarem acervos eletrônicos não organizados.

3 - Ferramenta não é tudo

O preferido das grandes empresas. Quando pensam no projeto de GED/ECM, logo pensam: “Ferramenta” .. “Sistemas” … “Plataforma”. “Vamos chamar os maiores (não necessariamente os melhores) fornecedores do mercado de software para nos apoiar” .. Tudo errado!

Ferramenta é importante, mas não é tudo! A ferramenta precisa apoiar todos os processos envolvidos na Gestão Documental, não ser uma alavanca e protagonista do projeto. A mesma precisa ter porte, características e custo-benefício adequados ao tamanho e cultura da organização.

Infelizmente esse erro ocorre com muita, muita frequência. Já vi casos onde a primeira ação do projeto foi a compra de uma ferramenta caríssima, como se isso fosse resolver todos os problemas.

4 - Não gerir o conteúdo

Vamos imaginar uma implantação de sucesso. Onde toda a documentação foi levantada, classificada, os prazos de guarda foram definidos, direitos de acesso estabelecidos etc. Um ótimo cenário! Aí mora o perigo!

Por exemplo: Em uma grande empresa o volume de documentos físicos e digitais é gigantesco. A necessidade de preservar documentos por questões probatórias, históricas e para apoio às áreas de negócio é iminente. Com isso, vem a dificuldade de gerir estes conteúdos, sob as óticas de qualidade e quantidade. Não gerir ou gerir de forma inadequada o conteúdo no dia a dia trará graves consequências. Normalmente os problemas só são percebidos no longo prazo, quando existem centenas de milhares de documentos.

O conteúdo produzido, captado, tramitado e publicado no dia a dia preciso ser gerido, ou seja, precisa ser cuidado de perto, dos profissionais que conheçam o assunto, no sentido de evitar que grandes volumes fiquem dispersos e sem classificação adequada, dificultando principalmente a recuperação e preservação.

5 - Ignorar ou não possuir uma tabela de temporalidade

A principal função de uma tabela de temporalidade é determinar prazos e condições de guarda de documentos.

Em praticamente todos os projetos de atuei até hoje foi bastante complicado colocar a tabela de temporalidade em prática. As principais dificuldades giram em torno da definição dos prazos de guarda e o que fazer com os documentos cujo prazos de guarda expiraram. Consequentemente, ocorrem falhas no processo de retenção e preservação de documentos, seja para mais ou para menos. Existe um grande receio dos gestores em autorizar a eliminação de documentos, esse fenômeno pode ser explicado pela carência de regras claras e falta de apoio das demais áreas envolvidas, como por exemplo o jurídico da empresa.

Ignorar ou não possuir uma tabela de temporalidade expõe a corporação à riscos legais, podendo causar multas e sérios desvios nos procedimentos internos. Isso sem falar no acúmulo desnecessário de documentos

Procurei resumir rapidamente alguns dos erros mais comuns encontrados em projetos e operações de GED/ECM. Durante minha experiência profissional, muitos desses erros se repetiram de forma sistemática.