Boas práticas para Digitalização de Documentos

Olá, no artigo de hoje vou falar sobre digitalização de documentos. Esse assunto não é nada novo, muito pelo contrário, é uma prática bastante difundida nas corporações.

Ainda assim presencio muitos problemas relacionados ao tema. Diversas iniciativas de digitalização são executadas sem planejamento prévio, sem definição de padrões e métodos ou até mesmo sem definição da finalidade de uso do acervo digitalizado. A falta dessas definições podem levar uma iniciativa a resultados inesperados ou até mesmo ao total fracasso. O grande problema é que a percepção do fracasso, na maioria das vezes vem depois de muito tempo, ficando bem complicado a correção de rumo.

Neste sentido, resolvi escrever um conjunto de boas práticas para digitalização de documentos. Dessa forma, acredito que você poderá usar essas boas práticas como guia e orientação para a sua iniciativa de digitalização de documentos em âmbito corporativo.

Vou focar somente nos aspectos técnicos do tema, não vou me ater aos demais detalhes como organização do acervo físico, integridade física dos originais, restauração ou tratamento arquivístico dos documentos, volumetria, etc.

Sem mais delongas, vamos às boas práticas:

1- Defina a melhor configuração de digitalização para cada página dos documentos

É muito importante definir a melhor configuração de digitalização para cada página do documento. Isso parece óbvio, mas normalmente não é feito. Em uma esteira de digitalização convencional normalmente todas as páginas dos documentos são digitalizadas com a mesma configuração, não é feita uma avaliação criteriosa a fim de definir o melhor cenário para cada página. Nesse caso prioriza-se a quantidade e não a qualidade.

Invista tempo nessa definição. O CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos possui um guia muito interessante eu seu site. Você pode começar por ele! Elabore um documento com todos os padrões para digitalização de documentos.

Para criar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar a melhor configuração para cada página. Um documento pode conter diversas páginas e essas páginas podem conter diversas características (textos pequenos, fotos, marcas d'água, etc), isso sem falar nas características de estado de conservação do original. Por exemplo: Um dossiê de empregado pode conter diversos documentos e páginas como carteira de identidade, CPF, certidão de casamento, diplomas de formação acadêmica, etc. É preciso avaliar a configuração mais adequada para cada página do dossiê.

Vamos a um caso de uso usando os documentos citados acima. Se você usar a resolução de 200 dpi - reprodução preto e branco para digitalizar todas as páginas você terá um grande borrão preto na carteira de identidade onde deveria estar a foto do empregado. Isso em função da reprodução preto e branco não ser adequada para a digitalização de documentos que contenham fotos. No final de todo o processo você teria muitas imagens ilegíveis. Nesse caso a reprodução tons de cinza seria mais adequada.

No mesmo caso de uso eu poderia usar o exemplo dos diplomas de formação acadêmica. Esses documentos geralmente contem detalhes pequenos, como marcas d'água, carimbos, autenticações e letras pequenas. Detalhes que a reprodução preto e branco geralmente não trata muito bem. Da mesma forma nesse caso a reprodução tons de cinza seria mais adequada.

Você deve direcionar especial atenção para aqueles documentos onde será usada a tecnologia de OCR. Os caracteres que serão reconhecidos precisam estar nítidos, sem sombras, borrões ou manchas. O mercado estabelece como padrão a resolução de 300 dpis para esse caso.

É certo que definir a melhor configuração para cada página do documento torna o processo de digitalização mais lento, o operador do scanner deverá avaliar o melhor cenário para cada página. É necessário avaliar o que está em jogo nesse momento, a produtividade ou a qualidade.

2 - Utilize o equipamento adequado

Acervos grandes podem possuir documentos com diferentes formatos (A2, A3, A4, filipetas, etc) e estados de conservação. Isso exige que você possua diferentes tipos de scanners.

Um documento em estado de conversação ruim não pode ser digitalizado em um scanner com alimentação automática, pois este exerce tração e pressão mecânica sobre o documento. O documento pode ser rasgado! E você não quer isso certo? Esses documentos devem ser digitalizados em scanners de mesa.

Uma saída econômica é ter pelo menos um scanner A4 com alimentador automático e um A3 de mesa.

3 - Utilize um software especialista

Não caia no erro de usar qualquer software para digitalizar os documentos. Existem softwares especializados que além de aumentar a produtividade do processo de digitalização trazem diversos recursos que melhoram demais a qualidade das imagens geradas.

Uma série de ações humanas podem ser automatizadas com uso de um software especialista. Por exemplo: um software especialista pode automaticamente eliminar páginas em branco dos documentos no momento da digitalização. Sem esse recurso no software, seu operador teria que fazer essa ação.

Além da eliminação automática de páginas em branco, os softwares especialistas normalmente possuem os seguintes recursos: girar página automaticamente, alinhamento vertical, eliminação de bordas, reconhecimento de caracteres (OCR) e códigos de barras e compactação da imagem.

Uma outra grande vantagem dos softwares especialistas é que possuem a capacidade de gerar um arquivo final contendo diversas imagens de diversos formatos (jpg, tiff, png). Como dito no item 1 é possível que você tenha que digitalizar um documento com diversas configurações de resolução e reprodução, gerando vários arquivos jpg e tiff por exemplo. Nesse caso o software pode gerar um PDF pesquisável agrupando todas as imagens.

4 - Estabeleça rotinas de controle de qualidade

Garantir a qualidade é fundamental no processo de digitalização de documentos. Não negligencie essa fase. Mesmo usando um software especialista e scanners de boa qualidade é possível que algumas imagens não fiquem com a qualidade ideal. Isso é totalmente normal em um processo massivo de digitalização.

Você deve estabelecer rotinas de controle de qualidade logo após a digitalização, se possível essas rotinas devem ser executadas por pessoas que não estejam envolvidas na digitalização. Essa ação trará um aumento considerável na qualidade das imagens geradas e consequentemente aumento de produtividade nos processos de negócio que irão consumir as informações no futuro.

Todo mundo sai ganhando!

Lembre-se, não adianta ter todo o acervo digitalizado se você não pode confiar no conteúdo das imagens. Qualidade é fundamental!

É isso pessoal, tentei sintetizar as boas práticas que considero mais importantes no processo de digitalização de documentos. Acredito que seguindo essas orientações você reduzirá consideravelmente sua curva de aprendizado, além de não cometer alguns erros já experimentados por algumas empresas.