Boas práticas para Migração entre Ferramentas de GED\ECM

O objetivo desse artigo é fornecer um conjunto de boas práticas que ajudará muito quem está planejando ou executando um projeto de migração entre ferramentas de GED\ECM.

Via de regra, migração entre ferramentas costumam ser complexas, envolvendo grandes quantidades de recursos humanos e financeiros. Por este motivo, me concentrarei no que tange às informações contidas nas ferramentas. Não falarei sobre os aspectos relacionados à infraestrutura e diferenças arquiteturais\tecnológicas das ferramentas nesse artigo.

É muito comum que as informações contidas nas ferramentas sejam incompatíveis. As estruturas de dados podem ser diferentes. As ferramentas podem classificar os documentos de formas diferentes, ou até mesmo de uma forma proprietária, o que dificulta ainda mais o processo de migração.

Por estes motivos, relacionarei abaixo alguns dos aspectos mais importantes a considerar em um projeto de migração entre ferramentas de GED\ECM:

1 - Defina o escopo

A primeira coisa que precisa ser feita no projeto é estabelecer o escopo do que será migrado. Não faça nada sem antes estabelecer o escopo. Basicamente, o escopo define o que precisa ser migrado.

Aproveite este momento e seja bastante criterioso nessa definição. Sistemas legados costumam conter informações antigas que, muitas vezes, já não tem utilidade alguma. Em se tratando de uma ferramenta de GED\ECM, temos a questão da temporalidade dos documentos, que pode ser uma alavanca para expurgar uma quantidade significativa de informações.

Procure levar para a ferramenta de destino somente aquilo que é necessário. Faça um paralelo com uma mudança de residência. Quando nos mudamos de residência, normalmente nos desfazemos de tudo aquilo que consideramos desnecessário.

2 - Invista na definição de um de-para

A próxima atividade que precisa ser feita no projeto é estabelecer o de-para das informações a serem migradas.

O de-para essencialmente é um mapa de origem e destino das informações. Ele mostra o que precisa ser migrado e para onde cada informação será migrada.

O de-para precisa conter detalhadamente todas as informações a serem migradas, todos os metadados dos documentos, seus respectivos tipos de dados e tamanho. Dessa forma, você dará visibilidade a todas as informações a serem trabalhadas e suas respectivas características.

O de-para também servirá como uma espécie de especificação funcional, que deverá ser validada pelos usuários chaves, pois será a partir desse de-para que os programas de TI serão construídos para automatizar a migração em ambiente computacional.

Uma outra boa prática é documentar todas as transformações e regras definidas. É usual em projetos de migração fazermos transformação ou agregação de informações. Por exemplo, dois campos que são agregados em um só.

Projete como as informações serão dispostas na ferramenta de destino, principalmente como deseja buscar e apresentar os documentos no futuro.

3 - Saneie os dados da ferramenta de origem

Um grande drama nos projetos de migração é a qualidade dos dados das ferramentas de origem. No decorrer do projeto, é muito comum tomarmos um susto com as informações que temos em nossas bases. Anos e mais anos de uso, sem uma política adequada de qualidade, tornam as bases verdadeiros depósitos de lixo. E isso obviamente atrapalha demasiadamente todo o processo de migração.

Antes de iniciar a migração, saneie suas bases. Procure normalizá-las, principalmente no que diz respeito às listas de vocabulário controlado. Aproveite este momento e instaure um processo de qualidade de dados. Pense a longo prazo. Informações bem estruturadas hoje, lhe darão grandes possibilidades de recuperação eficiente amanhã.

4 - Monitore todo o processo de migração

Durante o processo de migração propriamente dito, é muito importante que você faça um monitoramento intensivo. O objetivo é garantir a qualidade das informações que estão sendo migradas para a ferramenta de destino. Faça migrações com amostras pequenas, não faça tudo de uma vez só. Dessa forma você terá condições de corrigir possíveis falhas de forma mais rápida.

Ao menor sinal de falhas no processo, pare tudo. Não permita que o lixo vá parar na ferramenta de destino. Faça quantos ensaios forem necessários, utilize ambientes de testes para validar a migração.

Concluindo, procurei resumir as boas práticas que considero mais importantes. Essas boas práticas foram consolidadas a partir da experiência em dezenas de projetos de migração de ferramentas de GED\ECM.

Cada projeto é um projeto, cada caso é um caso, entretanto, garanto que essas boas práticas irão te guiar para o mais próximo possível do sucesso para seu projeto.