Por que uma Ferramenta de GED/ECM pode ser uma má ideia?

No último artigo publicado, falei sobre os 5 erros capitais na implantação de GED/ECM. Um dos erros citados falava sobre “Ferramenta não é tudo”. No artigo de hoje vamos explorar um pouco mais essa questão.

Você deixar estar pensando... o que esse cara tá querendo dizer com “Por que uma ferramenta de GED/ECM pode ser uma má ideia?” Uma ferramenta de GED/ECM nunca pode ser uma má ideia!

Depende do contexto!

Se coloque na posição de um colaborador de uma grande empresa, responsável pela seleção e aquisição de uma ferramenta de GED/ECM. Essa pessoa em um belo dia constatou que não sabe o que fazer com a ferramenta, não conhece suas potencialidades ou que pagou caro demais por um canhão e que na verdade seu problema é um mosquito. Diante deste cenário a ferramenta se tornou uma má ideia, concorda?

Pois é, esse cenário é muito mais comum do que parece. Eu já presenciei no mínimo 3 vezes. As empresas fazem aquisições de ferramentas de GED/ECM sem conhecer o real problema que precisam resolver, sem conhecer as necessidades dos usuários. Literalmente caem na lábia dos fornecedores vendedores de “caixinhas de software” ou são influenciados pelas entidades de pesquisa que vivem lançando tendências futuristas do mercado. Consequência disso: ferramentas subutilizadas, contratos de manutenção caríssimos, necessidade de manter uma infraestrutura enorme… eu poderia citar pelo menos umas 10 consequências … E o pior, o problema continua lá, os usuários continuam com as necessidades.

As ferramentas de GED/ECM, especialmente as dos grandes fornecedores, costumam ter vários módulos, com uma confusa e extensa sopa de letrinhas para identificar cada um. Muitas vezes não existe transparência ou clareza no entendimento da utilidade de cada módulo, fazendo com que o cliente invariavelmente adquira módulos que não necessita.

Por fim, ficam algumas dicas:

1) Antes de adquirir uma ferramenta de GED/ECM faça um extenso levantamento das necessidades dos usuários. Não subestime requisitos básicos, pois como diz um amigo meu, o diabo mora nos detalhes;

2) Envolva todos os interessados. A avaliação deve ser feita sob vários aspectos;

3) Garanta que a ferramenta está adequada ao porte da empresa e tamanho do problema; lembre-se do exemplo do canhão para matar um mosquito;

4) Faça quantas provas de conceitos forem necessárias para testar a ferramenta;

5) Entenda o que o mercado está fazendo, faça benchmarking;

6) A última e talvez mais importante: Não absorva a pressão do fornecedor para fechar logo o negócio! Aquele papo que - estamos fechando o quartil e temos um preço especial - é clichê. A necessidade de vender é sempre maior do que a de comprar.

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